Firmeninterner Workshop „Auftrags- und Vertragsmanagement“ (1)

Kein Unternehmen hat Geld zu verschenken, dies gilt natürlich heute mehr denn je. Trotzdem ist dies bei den meisten Bauunternehmen gängige Praxis und wird von vielen Führungskräften toleriert, nicht selten sogar gefördert. „Das stimmt nicht, zumindest nicht in meinem Betrieb“, sagen Sie.

Das hoffe ich für Sie und Ihr Unternehmen. Allerdings habe ich im Rahmen meiner bisherigen Tätigkeit in Seminaren, Workshops und Trainings mit Bauleitern und anderen technischen Führungskräften festgestellt, dass dies überwiegend nicht der Fall ist. Eigentlich ist doch alles so einfach und klar

Der Kunde erhält das, was er bestellt hat

und dies muss er bezahlen. Will er etwas anderes

oder hat er vielleicht vergessen etwas zu bestellen,

dann muss er dies natürlich auch bezahlen

oder genauer gesagt: er müsste es.

Doch immer wieder stellt es sich heraus, dass schon beim Vertragsabschluss keine Klarheit über die Leistung und die Bezahlung bestehen, da das Bausoll nicht eindeutig genau definiert ist und Vertragsklauseln unterschiedlich interpretiert werden oder teilweise unwirksam sein können.

Häufig ist nicht geklärt, wer auf Auftraggeberseite welche Kompetenzen hat und so werden mitunter Anweisungen ausgeführt, die von nicht dazu Berechtigten gegeben wurden und die bei Abnahme und Abrechnung zu Problemen führen können. Dies alles erschwert die Durchsetzung berechtigter Nachträge und wird verstärkt durch Fehler bei Anmeldung, Bearbeitung und Gestaltung der einzelnen Nachträge.

In Streitfällen muss man als Unternehmer häufig feststellen, dass eine fehlende oder zumindest mangelhafte Dokumentation der Baustellenvorgänge und der Beziehungen zu Kunde, Planer oder auch Behörden die eigene Position nachhaltig schwächen. Dies gilt auch im Verhältnis zu Lieferanten und Nachunternehmern.

Da den Kunden dies häufig bekannt ist, nutzen sie diese Schwächen zum Schaden des Unternehmens aus, stellen teilweise unberechtigte Ansprüche oder halten Gelder, auch dauerhaft, zurück.

Im Workshop werden Hinweise gegeben bzw. erarbeitet, wie man Angebote und Verträge gestalten sollte, damit die vorgenannten Schwierigkeiten weitgehend vermieden werden können, wie und was dokumentiert werden muss, wie Nachträge richtig gestellt und durchgesetzt werden können. Dabei muss das Prinzip der Kundenorientierung bei gleichzeitiger Nutzung aller eigener Rechte eingehalten werden.

Mit Checklisten, Formularen und Aktenordnung werden notwendige Hilfsmittel vorgestellt, besprochen und sofern notwendig betriebsspezifisch angepasst.

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